Sociales agiliza sus sistemas administrativos

Desde hace tres años la Dirección de Innovación y Gestión Educativa (DIGE) de la Facultad viene trabajando en la creación de softwares que agilicen los procedimientos administrativos en todas las áreas, como parte del programa Sociales Digital. Se trata de sistemas que son intermediarios entre el trámite de inicio (que puede ser en papel o no) y su carga definitiva en alguno de los Sistema de información universitaria (SIU) mediante los cuales toda la información generada en las facultades y universidades debe ser almacenada.
El primer software fue el de Área Operativa, oficina que se ocupa de la gestión de las resoluciones, ordenanzas, expedientes, notas y oficios que ingresan desde todos los departamentos académicos, administrativos, Mesa de Entradas y Consejo Directivo, para su resolución final.
Para este software (el anterior había quedado obsoleto y ralentizaba el proceso de trabajo) se establecieron nuevas funcionalidades como el acceso mediante usuario, por lo que se puede acceder por sistema web; interfaz nueva y amigable; creación de distintos roles de usuario; posibilidad de visualizar y descargar los documentos en formato PDF; restricción para documentación sensible, entre otras. Para este sistema, aún continúa realizando actualizaciones. Un avance importante de este sistema de gestión interna es que permite la consulta remota por lo que se evita el tráfico hacia las oficinas y que toda resolución que sale de Área Operativa está en digital.
Actualmente, la Dirección de Innovación está desarrollando un sistema interno para el Departamento de Personal. Éste permitirá mantener actualizada la trayectoria de los trabajadores docentes con información referida a altas y bajas, cargos y funciones docentes, periodos, códigos asignados, composición de equipo de cátedras, entre otros.
Este sistema tiene distintos roles de administración, los que tendrán acceso a tareas y permisos determinados. Por otra parte, también incluye mejoras en relación a aspectos de visualización como una interfaz moderna y legible, adaptación según pantalla de salida (responsive) y personalización de las vistas en modo claro y oscuro.
Quien trabaja en estas implementaciones dentro de la DIGE es Franco Aubone, que es también alumno avanzado de la Licenciatura en Ciencias de la Computación. Sobre su tarea explica que los desarrollos comienzan con la recopilación de los datos y con comprender a qué apunta cada proceso administrativo: "Lo más difícil es recabar la información y entender las formas de trabajo de cada grupo y departamento, para saber qué es lo que necesitan. Luego, claro, viene la etapa de análisis y pasar esta información a código", cuenta.
La intención es que ambos sistemas integren una estructura general de softwares internos que apunta a agilizar las tareas administrativas de la Facultad y a despapelizar definitivamente los procesos de trabajo. En este sentido, también están trabajando en la digitalización (con escáner) del archivo histórico de resoluciones.